Datenschutzerklärung
Die Spida AHV-Ausgleichskasse ist für die Datenbearbeitungen, welche in dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden, zusammen mit den übrigen sechs Institutionen der Spida Sozialversicherungen gemeinsam verantwortlich. Zu den sechs übrigen Institutionen der Spida Sozialversicherungen gehören die Personalvorsorgestiftung (PVS), die Familienausgleichskasse Genossenschaft (FAK), die Stiftung Alterssparkonten Isoliergewerbe (ASK), der Sozialfonds EIT.swiss, der Sozialfonds suissetec und der Sozialfonds Gebäudehülle. Die Spida AHV-Ausgleichskasse trägt für die Datenbearbeitung unter dem Dach der Spida Sozialversicherungen die Hauptverantwortung.
Sie können uns für Ihr Datenschutzanliegen wie folgt erreichen:
Spida AHV-Ausgleichskasse, Bergstrasse 21, Postfach, 8044 Zürich oder unsere unabhängige Datenschutzberaterin: Ursula Wiedmer, Rechtsanwältin, Postfach 51, 8408 Winterthur (info@wiedmer-rechtsberatung.ch).
Als gemeinsam verantwortliche Spida Institutionen nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Dazu gehören Daten, wie z.B. Name, Adresse, Telefonnummer sowie weitere Ihre Person betreffende Angaben, die Sie uns mitteilen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend den anwendbaren Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wir weisen darauf hin, dass wir Auskünfte nur an die jeweils berechtigte (versicherte) Person erteilen dürfen. Bitte legen Sie Ihrer Anfrage eine Ausweiskopie bei. Vertreter benötigen eine Vollmacht mit einer Originalunterschrift der berechtigten Person.
Spida AHV-Ausgleichskasse (AK)
Die Spida AHV-Ausgleichskasse hat als Durchführungsstelle für die Alters- und Hinterlassenenversicherung, die Invalidenversicherung, die Erwerbsersatzordnung für Dienstleistende und bei Mutterschaft sowie für die Beiträge an die Arbeitslosenversicherung eine hoheitliche Aufgabe. Als öffentlich-rechtliche Anstalt und Bundesorgan darf sie Personendaten nur bearbeiten, wenn dafür eine gesetzliche Grundlage besteht. Für Durchführungsstellen der 1. Säule gelten insbesondere die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des AHVG und des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG). Personen, welche an der Durchführung sowie der Kontrolle oder der Beaufsichtigung der Durchführung der Sozialversicherungsgesetze beteiligt sind, haben Dritten gegenüber Verschwiegenheit zu bewahren (Art. 33 des Bundesgesetzes über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts, ATSG). Die Datenbekanntgabe in Abweichung zur Schweigepflicht wird durch Art. 50a AHVG, das Kreisschreiben über die Schweigepflicht und die Datenbekanntgabe in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ sowie Art. 36 DSG geregelt. Die Spida AHV-Ausgleichskasse bearbeitet die von ihr bei den Arbeitgebenden erhobenen Personendaten in Übereinstimmung mit ihrem gesetzlichen Auftrag und soweit für die Erfüllung der ihr durch das Bundesamt für Sozialversicherungen übertragenen Aufgaben, erforderlich.
Spida Familienausgleichskasse Genossenschaft (FAK)
Die Spida Familienausgleichskasse prüft die Gewährung von Familien-, Ausbildungs- und Geburtszulagen gemäss den Bestimmungen der dem Genossenschaftsverband angeschlossenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbände in der gesamten Schweiz (ohne Kanton Genf). Sie gilt ebenfalls als öffentlich-rechtliche Anstalt und benötigt für Ihre Bearbeitungen eine gesetzliche Grundlage. Das Bundesgesetz über die Familienzulagen (FamZG) verweist für den Datenschutz auf das AHVG. Es kommen daher die bei der Spida AHV-Ausgleichskasse erwähnten gesetzlichen Grundlagen zur Anwendung. Die Spida Familienausgleichskasse bearbeitet die von ihr bei den Arbeitgebenden erhobenen Personendaten in Übereinstimmung mit ihrem gesetzlichen Auftrag und nur soweit für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich.
Personalvorsorgestiftung (PVS)
Die Personalvorsorgestiftung ist eine umhüllende Vorsorgeeinrichtung im Sinne von Art. 48 und 49 des Bundesgesetzes über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG). Im Bereich des gesetzlichen Obligatoriums gilt sie als Bundesorgan. Personen, die an der Durchführung, Kontrolle oder Beaufsichtigung der Durchführung des BVG beteiligt sind, unterliegen der Schweigepflicht nach Art. 86 BVG. Die Bekannt- und Weitergabe von Daten an Dritte richtet sich im Bereich der obligatorischen beruflichen Vorsorge nach Art. 86a BVG, im überobligatorischen Bereich nach den Bestimmungen des DSG. Da bei einer umhüllenden Einrichtung eine unterschiedliche Behandlung der Leistungen oder des Altersguthabens, je nachdem, ob es obligatorischer oder überobligatorischer Natur ist, oft nicht möglich ist, werden die Bestimmungen des BVG auch auf den überobligatorischen Teil angewendet. Der gesamte Bearbeitungsprozess von der Erhebung bis zur Löschung der Personendaten erfolgt in Übereinstimmung mit den speziellen Datenschutzbestimmungen des BVG.
Stiftung Alterssparkonten Isoliergewerbe (ASK)
Die Stiftung Alterssparkonten bietet den Arbeitnehmenden im Rahmen der GAV-Bestimmungen des Isoliergewerbes die Möglichkeit, Guthaben für eine vorzeitige Pensionierung anzusparen. Bei diesem Vorruhestandsmodell handelt es sich um eine ausschliesslich im überobligatorischen Bereich tätige Vorsorgeeinrichtung, in welchem die Datenschutzbestimmungen des DSG anwendbar sind. Die Personendaten, welche für die Eröffnung und Führung der Alterssparkonten benötigt werden, werden gespeichert, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und reglementarischen Pflichten der Stiftung erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich sinngemäss nach den Bestimmungen des BVG (vgl. Art. 41 Abs. 8 BVG i. V. m. 27j BVV2).
SozialfondsEIT.swiss
Die Stiftung stellt für die Mitglieder von EIT.swiss (Stifterverband), den Ausgleich für die gesamtarbeitsvertraglichen Sozialleistungen (ohne BVG) sicher und sorgt insbesondere dafür, dass die Überschüsse sicher angelegt, verwaltet und nur dem Zweck entsprechend verwendet werden. Die Stiftung kann auch einer Institution mit anderem Destinatärkreis, aber gleicher Zwecksetzung, Leistungen zukommen lassen. Ferner kann die Stiftung den Stifterverband in seinen Aus- und Weiterbildungsbestrebungen sowie bei der Erfüllung seiner Aufgaben in der Berufsbildung unterstützen. Die Stiftung untersteht den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des DSG.
Sozialfonds suissetec
Die Stiftung stellt für die Mitglieder des Schweizerisch-Liechtensteinischen Gebäudetechnikverbands "suissetec" (ehemals SSIV), Stifterverband genannt, den Ausgleich für die gesamtarbeitsvertraglichen Sozialleistungen (ohne BVG) sicher. Sie sorgt dafür, dass die Überschüsse sicher angelegt, verwaltet und nur dem Zweck entsprechend verwendet werden. Die Stiftung kann auch einer Institution mit anderem Destinatärkreis, aber gleicher Zwecksetzung, Leistungen zukommen lassen. Ferner kann die Stiftung den Stifterverband in seinen Aus- und Weiterbildungsbestrebungen sowie bei der Erfüllung seiner Aufgaben in der Berufsbildung unterstützen. Für die Stiftung gelten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des DSG.
Sozialfonds Gebäudehülle Schweiz.
Die Stiftung stellt für die Mitglieder der Gebäudehülle Schweiz (Stifterverband), den Ausgleich für die gesamtarbeitsvertraglichen Sozialleistungen (ohne BVG) sicher. Sie sorgt dafür, dass die Überschüsse sicher angelegt, verwaltet und nur dem Zweck entsprechend verwendet werden. Die Stiftung kann auch einer Institution mit anderem Destinatärkreis, aber gleicher Zwecksetzung, Leistungen zukommen lassen. Ferner kann die Stiftung den Stifterverband in seinen Aus- und Weiterbildungsbestrebungen sowie bei der Erfüllung seiner Aufgaben in der Berufsbildung unterstützen. Für die Bearbeitungen der Stiftung gelten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des DSG.
Arbeitsverhältnisse mit den Mitarbeitenden
Die Arbeitsverhältnisse der Mitarbeitenden der Spida AHV-Ausgleichskasse sind privatrechtlicher Natur. Die Datenbearbeitung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses untersteht dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und den Regelungen des Personalreglements der Spida. Für die Rekrutierung arbeiten die Spida-Institutionen mit dem System Dualoo der Dual Education GmbH. Interessenten für offene Stellen bei den Spida-Institutionen registrieren und bewerben sich direkt auf dem Server der Dual Education GmbH und laden ihre Daten und Beilagen in das System Dualoo auf die Server der Dual Education GmbH. Diese verfügt über eine eigene Datenschutzerklärung, auf welche wir verweisen.
Welche Daten bearbeiten wir?
- Versicherten-Stammdaten (Name, Vorname, Kommunikationsdaten, Geburtsdatum, Nationalität, AHV-Nummer), welche wir für die Abwicklung unseres gesetzlichen Auftrags benötigen.
- Leistungsdaten (AHV-, IV-, BV-Rente, Altersguthaben, Taggelder, Ergänzungsleistungen, Leistungen bei Mutterschaft, Zulagen),
- Gesundheitsdaten (v. a. in Einspracheverfahren im Bereich der Invalidenversicherung),
- Kontaktdaten, wenn Sie mit uns über das Kundenportal connect, per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon in Kontakt treten,
- Lohn- und Einkommensdaten (Lohnsumme von Arbeitgebenden für die Beitragsfestlegung, Lohndaten von unseren Mitarbeitenden, Lohndaten von versicherten Personen, Einkommen von Selbständigerwerbenden,)
- Vertragsdaten (Vertragsbeziehung, Produkte, Produktinteresse, Vertragsabwicklung),
- Unternehmensdaten, welche bei Abwicklung eines Vertrags mit einer Spida-Institution anfallen (Name, Ansprechperson, Kontaktdaten, UID-Nummer, Bonitätsdaten, Daten über das Zahlungsverhalten, Kontokorrentangaben, Angaben über zu erbringende oder erbrachte Leistungen, Daten aus dem Vorfeld eines Vertragsabschlusses, Offerten, Interaktionen während der Vertragsdauer),
- Technische Registrierungsdaten von Besuchern unserer Website sowie des Portals connect, für welches die IT-Firma M&S Software Engineering im Auftrag der IGAKIS Wartung und Support leistet.
- Nach Massgabe weiterer Geschäftsgänge bzw. -vorfälle sind weitere Datenbearbeitungen erforderlich.
Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?
- Wir bearbeiten Ihre Personendaten in erster Linie, um unseren gesetzlichen Auftrag als Durchführungsstellen der 1. und 2. Säule zu erfüllen,
- dazu erheben wir Versichertendaten vom Arbeitgebenden der versicherten Person, von anderen kantonalen oder Bundesorganen sowie von der zentralen Ausgleichsstelle ZAS,
- wir bearbeiten Ihre Personendaten, um mit Ihnen zu kommunizieren, Ihre Anfragen zu beantworten und um Ihnen gewünschte Unterlagen, Reglemente, Ausweise oder Offerten zuzustellen,
- gegebenenfalls, um ein Konto bei unserer Vorruhestandseinrichtung Stiftung Alterssparkonten für Sie zu eröffnen,
- um Leistungen an Sie, gemeinsam verantwortliche Institutionen, Behörden und Dritte zu erbringen, wobei wir auch automatisierte Bearbeitungen vornehmen, jedoch kein Profiling,
- wir bearbeiten Ihre Daten zur Entwicklung und Verbesserung unserer gesetzlichen und reglementarischen Dienstleistungen, des Angebots auf unserer Website, zu Informationszwecken für unsere Arbeitgebenden, Arbeitnehmenden, Rentenbeziehenden und versicherten Personen,
- für die versicherten Personen stellen wir ein Versichertenportal zur freiwilligen Nutzung mit zusätzlichen Informationen, Berechnungen und dem Pensionskassenausweis zur Verfügung,
Ausserhalb unseres gesetzlichen Auftrags können wir Personendaten auch für folgende Zwecke bearbeiten, sofern ein überwiegendes Interesse oder eine Kundeneinwilligung vorliegt:
- für Analyse und Bewertung der Zufriedenheit unserer Unternehmenskunden,
- zu Marketing- und Werbezwecken,
- zur Erstellung von Offerten und Angeboten für unsere Unternehmenskunden, wobei wir auch automatisierte Bewertungen (Profiling) vornehmen dürfen, so lange Sie die Verwendung der Unternehmensdaten zu Marketing- und Werbezwecken nicht untersagen,
- zur Datenerhebung über potentielle neue Kunden für unsere Leistungen,
- zur Evaluation und Bewertung potentieller Lieferanten und Dienstleister,
- für statistische Auswertungen des BSV, kantonaler und eidgenössischer Behörden sowie für wirtschaftliche und betriebliche Zwecke (Bonitätsprüfung, Buchhaltung und Rechnungswesen),
- wir untersuchen das Verhalten auf unserer Website, u.a. um Missbrauchs- und Sicherheitsrisiken festzustellen,
- Wir treffen zurzeit noch keine Einzelentscheidungen vollautomatisch (per Computer oder künstliche Intelligenz; gemeint sind Ermessensentscheide).
- Unsere Fachkräfte tragen für ihre Entscheidungen jederzeit die volle Verantwortung.
Empfänger der Daten
Für die Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrags übermitteln wir Personendaten, soweit wir dazu rechtlich verpflichtet sind, an andere Bundesorgane, die gemeinsam verantwortlichen Institutionen unter dem Dach der Spida Sozialversicherungen, anderen Sozialversicherungen, Versicherungen, kantonalen und eidgenössischen Behörden, Revisionsgesellschaften, Pensionskassenexperten, der Aufsicht, den Strafverfolgungsbehörden und Gerichten,
für die Vertragserfüllung übermitteln wir Ihre Daten auch an Banken, Versicherungen und IT-Provider in der Schweiz, die in unserem Auftrag oder in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit uns Daten bearbeiten und IT-Wartung und -Support leisten,
für die Entwicklung unserer IT-Lösungen, das Portal „connect“ und das Versichertenportal, können wir Daten mit der IGAKIS (Interessengemeinschaft von kantonalen und verbandlichen Ausgleichskassen, Genossenschaft) und der vorerwähnte Firma M&S Software Engineering austauschen. Daneben arbeiten wir mit Software und IT-Providern in der ganzen Schweiz zusammen.
Ort der Bearbeitung
Wir bearbeiten Ihre Personendaten in der Schweiz. Im Rahmen von Sozialversicherungsabkommen oder bei Wohnort im Ausland können Ihre Personendaten bei Vorliegen eines entsprechenden Antrags oder einer gesetzlichen Grundlage auch ins Ausland bekannt gegeben werden.
Dauer der Bearbeitung und Speicherung
Personendaten werden gespeichert, solange es der Bearbeitungszweck und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen, mindestens aber während 10 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Leistung oder Eintragung in Ihr Dossier erfolgte.
Für Einzelheiten verweisen wir als Dienststelle der 1. Säule auf die Weisung des Bundesamts für Sozialversicherung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung (usw.) in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF), als Dienstelle der 2. Säule auf Art. 41 Abs. 8 BVG in Verbindung mit Art. 27i BVV2. Im Bereich der beruflichen Vorsorge dauert die Aufbewahrungspflicht bis zehn Jahre nach Beendigung der Leistungspflicht. Werden keine Leistungen geltend gemacht, dauert die Aufbewahrung bis die versicherte Person das 100. Altersjahr vollendet hat oder vollendet hätte.
Sie haben folgende Rechte:
- Das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
- das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;
- das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen, sobald es die anwendbaren Vorschriften über die Aktenaufbewahrung erlauben;
- das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht,
- Sie können allfällige Verstösse der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten, melden.
Website
Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, auf freiwilliger Basis.
Mit der Angabe von Personendaten erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Personendaten im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrages und in Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen bearbeiten. Personendaten werden jederzeit nur in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen an Dritte weitergegeben.
Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von Ihnen übermittelten Daten.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail, Online-Formular, connect) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular eine Anfrage zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Kontaktformular inklusive IP-Adresse zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.
Online-Formulare
Auf unserer Website können Sie über Online-Formulare (z. B. Offertanfrage Spida Personalvorsorgestiftung, Formular Adressänderung für Versicherte u.a.) mit uns in Verbindung treten. Die von Ihnen übermittelten Daten werden inklusive IP-Adresse gespeichert, damit Ihre Anfrage bearbeitet werden kann.
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